Heures réalisées, heures facturées : justifier son décompte auprès de la CAF

1. Pourquoi le décompte pilote directement le montant versé

Beaucoup de structures traitent la déclaration d'heures comme une formalité de fin d'exercice. C'est une erreur de perspective : le décompte n'est pas une pièce annexe du dossier, c'est l'un des facteurs de la formule de calcul de la prestation de service. Le référentiel de la prestation de service ALSH l'écrit ainsi :

« Montant de la prestation de service = 30 % x prix de revient dans la limite d'un prix plafond x nombre d'actes ouvrant droit x taux de ressortissants du régime général »

Deux des trois facteurs vous échappent largement : le prix plafond est fixé, le taux de ressortissants du régime général dépend de vos familles. Le nombre d'actes ouvrant droit, lui, dépend entièrement de la qualité de votre décompte. C'est le seul levier — et le seul risque. En face, l'obligation est symétrique : un guide Caf rappelle que « le gestionnaire doit pouvoir justifier, auprès de la Caf, de l'emploi des fonds reçus ».

Sources : référentiel « Prestation de service accueil de loisirs sans hébergement » et Guide ALSH, février 2024 (caf.fr).

2. En périscolaire : on compte des plages entières, pas des minutes

Première règle, et elle est simple : en accueil périscolaire, la façon dont vous facturez les familles n'entre pas dans le calcul. Le référentiel énonce que « l'unité de calcul de la Ps est l'acte réalisé quel que soit le mode de paiement des familles ». Un guide Caf départemental le reformule en datant le changement : « Depuis 2016, les heures prises en compte pour le calcul de la prestation de service sont les heures réalisées quel que soit le mode de facturation appliqué aux familles. »

Seconde règle, beaucoup moins intuitive, et c'est celle qui fait perdre de l'argent aux structures qui pointent trop finement : le décompte se fait par plage d'accueil, pas au temps de présence réel de chaque enfant.

« La présence d'un enfant sur une plage d'accueil – quel que soit le temps de présence réel de cet enfant sur cette plage – permet de retenir pour cet enfant un nombre d'heures réalisées correspondant à l'amplitude d'ouverture de la plage. »

Un guide Caf en tire la conséquence pratique : « Un enfant présent sur toute ou partie d'une plage d'accueil est compté présent sur la totalité de celle-ci. » Autrement dit, un enfant récupéré à 8h05 sur une garderie ouverte de 7h à 8h30 ne compte pas pour une heure cinq : il compte pour 1h30. C'est exactement l'inverse d'un raisonnement d'arrivée/départ à la minute.

Le plafond journalier — et pourquoi il faut le vérifier chez vous

Ce décompte par plage n'est pas illimité. Un document Caf indique que « chaque enfant est comptabilisé selon la plage à laquelle il participe […] toujours dans la limite de 9 heures par jour ».

Sources : référentiel PS ALSH, Guide ALSH février 2024 et « Définir les actes ouvrant droit en ALSH » 2024 (caf.fr).

3. En extrascolaire : heures réalisées ou heures facturées, selon votre option

C'est ici que se concentrent les malentendus. Beaucoup de structures appliquent en extrascolaire (vacances, mercredis sans école) le réflexe périscolaire : « on déclare les heures réalisées ». Ce n'est pas toujours vrai. En extrascolaire, l'acte ouvrant droit dépend de l'option de facturation retenue dans votre convention, parmi sept options possibles. Un document Caf tranche : de l'option 1 à 4, « les heures facturées seront retenues pour calculer la subvention Ps Alsh » ; de l'option 5 à 7, « les heures effectives/réalisées seront retenues ».

Les deux notions sont définies mot pour mot dans un guide Caf : les heures réalisées, c'est « la somme des heures de présence des enfants selon l'heure d'arrivée et l'heure de départ (arrondi à la ½ heure) (options 5, 6 et 7) » ; les heures facturées, c'est « la somme des heures facturées aux familles (option 1) et dans la limite de 8h par jour (options tarifaires 2 à 4) ». Le même guide précise ailleurs que « les heures réalisées correspondent aux heures de présence effective ».

La conversion imposée quand vous facturez à la journée

Si vous facturez à la journée ou à la demi-journée, vous ne choisissez pas la valeur horaire de ces unités : elle dépend de votre amplitude d'ouverture effective. Le référentiel pose deux cas :

• Amplitude d'ouverture effective égale ou supérieure à 8 heures pour une journée : la journée équivaut à 8 heures et la demi-journée à 4 heures.
• Amplitude inférieure à 8 heures : la journée équivaut à cette amplitude journalière, et la demi-journée à la moitié de cette amplitude.

Conséquence concrète : un accueil ouvert 10 heures ne déclare pas 10 heures pour une journée facturée — il en déclare 8. Et un accueil ouvert 7 heures n'en déclare pas 8, mais 7.

Sources : « Définir les actes ouvrant droit en ALSH » 2024, Guide ALSH février 2024 et référentiel PS ALSH (caf.fr).

4. Deux exemples officiels où les compteurs divergent

On pourrait croire que l'écart entre heures facturées et heures réalisées est un détail d'arrondi. Les propres exemples de la CAF montrent le contraire — et surtout, qu'aucun des deux compteurs ne gagne systématiquement.

La leçon opérationnelle est double. D'une part, l'écart est assumé par la CAF : il n'y a rien à « corriger » pour faire coïncider les deux chiffres. D'autre part, il faut être capable de produire les deux compteurs — et de savoir lequel déclarer. Un document Caf est net sur le second point pour les options 5 à 7 : « Les heures facturées ne sont pas à déclarer à la Caf. »

5. Ce que la CAF appelle réellement « facturation »

Le mot « facturation » a ici un sens précis, et il ne recouvre pas n'importe quel document remis aux familles. Le référentiel le définit :

« La facturation résulte de l'établissement d'une facture qui précise à la famille la nature de l'unité de compte (heure ou journée), le tarif unitaire de cette unité de compte et le nombre d'unités retenues pour établir la facturation à la famille. »

Trois mentions, donc, et elles ne sont pas facultatives : la nature de l'unité de compte, le tarif unitaire, le nombre d'unités. Un simple montant global à payer, un reçu, ou une ligne de régie sans détail ne remplissent pas cette définition. Si vous relevez d'une option où ce sont les heures facturées qui ouvrent droit, cette vérification est le premier point à passer en revue avant toute déclaration.

6. Le registre de présence : la pièce qui porte tout le reste

Les heures que vous déclarez ne sortent pas d'un tableau de synthèse : elles doivent provenir d'un registre de présence. Un document Caf est explicite sur ce qu'il doit contenir :

« Les actes à déclarer à la Caf sont : - les heures réalisées, correspondant à la somme des heures de présence effective des enfants issues du registre de présence. Celui-ci doit mentionner le temps de présence réel des enfants. »

Ce registre n'est pas un document interne : la convention d'objectifs et de financement le cite nommément parmi les pièces que vous devez tenir à disposition en cas de contrôle, aux côtés des « livres, factures, documents comptables, registres des présences, ressources des familles, agrément, organigramme, état du personnel, contrats de travail, rapports d'activité ».

La liste des pièces réclamées lors d'un contrôle

Un guide Caf détaille ce qui est demandé lors d'un contrôle ALSH. Le dernier point de cette liste surprend souvent — il ne porte pas sur vos données, mais sur l'outil qui les calcule :

• « Cahiers et/ou registres des présences réelles des enfants »
• « États de facturation / Justificatifs d'encaissement »
• « Factures aux familles / États de comptes mensuels »
• « Copie d'écran des paramétrages généraux du logiciel ou copie du tableur servant au calcul des heures »

Un décompte informatisé est-il recevable ?

Oui, et la convention le dit sans ambiguïté : « Les justificatifs peuvent être fournis indifféremment sous forme d'originaux, de photocopies, de courriels, de fichiers électroniques, sauf demande expresse de la Caf. » Aucune forme n'est imposée — le cahier papier n'a pas de valeur supérieure à un export.

En revanche, la contrepartie est réelle et mérite d'être lue deux fois. La convention prévoit que « le système d'information pourra également faire l'objet de vérifications, afin de s'assurer de la fiabilité des données transmises » — votre logiciel de pointage entre donc dans le périmètre du contrôle. Et surtout, la responsabilité ne se délègue pas à l'outil : le gestionnaire s'engage à produire les pièces « dont il est garant de la qualité et de la sincérité ». Aucun logiciel, quel qu'il soit, ne porte cette garantie à votre place.

7. Le contrôle CAF : portée, méthode et suites

L'objet du contrôle est énoncé côté CAF : « La Caf est tenue de vérifier l'exactitude des données fournies et le respect des engagements contractés par les partenaires. Elle doit garantir une bonne et juste utilisation des fonds publics et s'assurer de la qualité du service rendu aux familles. »

Trois caractéristiques méritent d'être connues à l'avance.

• Sur pièces et/ou sur place, « pour l'ensemble des exercices couverts par cette convention […] sans que le gestionnaire ne puisse s'y opposer ».
• Par sondage : la convention précise que « les contrôles peuvent être réalisés par sondage et les résultats extrapolés ». Une anomalie sur un échantillon peut donc être étendue à l'ensemble.
• Y compris sur le système d'information, pour s'assurer de la fiabilité des données transmises.

Ce qui peut en sortir

Le contrôle « fait l'objet d'une procédure contradictoire » — vous êtes entendu avant toute décision. Il « peut entraîner une régularisation, la récupération de tout ou partie des sommes versées ou le versement d'un rappel ». Ce dernier mot est important et rarement relevé : un contrôle peut aussi jouer en votre faveur, si votre décompte était sous-évalué.

À l'inverse, ne pas pouvoir produire les pièces est l'hypothèse la plus lourde : « Le refus de communication de justificatifs, ou tout autre document entraîne la suppression du financement de la Caf, et la récupération des sommes versées non justifiées. » Une Caf départementale formule la même conséquence côté conservation : « En l'absence de présentation et/ou de conservation des pièces justificatives nécessaires au contrôle : le financement de la Caf pourra faire l'objet d'un indu. »

Sources : convention d'objectifs et de financement PS ALSH extrascolaire et « Contrôle des partenaires » (caf.fr).

8. Combien de temps conserver vos justificatifs

La convention reste vague : elle engage le gestionnaire à conserver les pièces « pendant la durée légale de leur conservation », sans la chiffrer. C'est un guide Caf qui donne les durées, en renvoyant à la circulaire Cnaf n°2021-002. La condition posée est que les justificatifs permettant le calcul de la subvention aient été transmis avant l'échéance fixée par la convention :

• Personnes de droit privé (associations) : « 5 ans à compter de la date de transmission des justificatifs (prévus dans la Cof) permettant le calcul de la subvention ».
• Personnes morales de droit public (communes, EPCI) : « 4 ans à compter du 1er janvier de l'année suivant la même date ».

Deux implications pratiques : la durée diffère selon votre statut juridique, et le point de départ n'est pas la date des présences mais celle de la transmission des justificatifs. Si vous changez de logiciel pendant cette période, assurez-vous d'emporter des exports lisibles et autonomes de vos registres — le délai court indépendamment de la vie de votre outil.

9. Quatre erreurs qui coûtent cher

1. Mélanger l'heure et la journée le même jour pour le même enfant

C'est interdit, et la sanction est arithmétique. Un document Caf : « Il n'est pas possible de cumuler sur la même journée pour un même enfant des actes facturés à l'heure et à la journée. Ex : dans le cadre d'un accueil pratiquant une facturation à l'heure entre 7h30 et 9h et entre 17h et 19h ainsi qu'à la journée entre 9h et 17h, le calcul de la Ps se basera sur la facturation à la journée, soit une journée égale 8 heures. » Les heures du matin et du soir, pourtant facturées, disparaissent du décompte.

2. Déclarer le mauvais compteur

En options 1 à 4, ce sont les heures facturées qui sont retenues. En options 5 à 7, « les heures facturées ne sont pas à déclarer à la Caf ». Déclarer les deux, ou le mauvais des deux, revient à produire un dossier faux — dans un sens comme dans l'autre. Relisez l'option inscrite dans votre convention avant chaque déclaration : c'est elle qui commande, pas votre habitude.

3. Compter des temps d'accueil gratuits

Un guide Caf le rappelle : « les temps gratuits n'ouvrent pas droit à la prestation, il faut a minima qu'une cotisation, ou frais d'adhésion soit payée par les familles pour accéder à l'Alsh. » Une plage ouverte gracieusement peut donc figurer à votre registre de présence sans entrer dans vos actes ouvrant droit : ce sont deux totaux distincts.

4. Négliger la réglementation des accueils collectifs de mineurs

Le décompte le plus rigoureux ne protège de rien si l'accueil lui-même est en défaut. Le référentiel prévoit que « tout contrôle des services de l'Etat et notamment des services départementaux de la jeunesse concluant à un non respect de la réglementation en matière d'accueil collectif de mineurs entraîne la suspension immédiate de la prestation de service et le remboursement des sommes correspondantes déjà versées ». Le sujet du décompte et celui de la déclaration ACM sont liés, y compris financièrement — voir notre guide des taux d'encadrement.

Cas particulier : les séjours

Pour les séjours organisés par l'ALSH, le décompte n'est pas horaire mais forfaitaire. Le référentiel retient « le nombre de journées réalisées au profit des familles avec 1 journée = 10 heures ». Ne recomptez donc pas un séjour à l'amplitude réelle : la règle est un forfait.

10. Comment un outil de pointage produit ce décompte

Rien de ce qui précède n'exige un logiciel : un tableur bien tenu satisfait aux mêmes règles, et la CAF le cite d'ailleurs explicitement au même rang qu'un logiciel dans la liste des pièces d'un contrôle. Ce qu'un outil de pointage change, c'est l'origine du chiffre : la présence est enregistrée sur place, le jour même, sur le créneau où l'enfant a été accueilli — et non reconstituée de mémoire en fin de mois.

Concrètement, avec un outil comme Presencia, la présence s'enregistre par créneau — matin, midi, après-midi, soir, journée complète, ou un créneau que vous définissez vous-même — et non à l'heure d'arrivée et à l'heure de départ. Chaque présence porte sa date, son créneau, la durée de ce créneau, et la signature électronique du responsable légal au départ de l'enfant, horodatée.

Ce n'est pas une approximation : c'est exactement l'unité de compte que la CAF retient en périscolaire. Le référentiel pose que « la présence d'un enfant sur une plage d'accueil – quel que soit le temps de présence réel de cet enfant sur cette plage – permet de retenir pour cet enfant un nombre d'heures réalisées correspondant à l'amplitude d'ouverture de la plage » (voir le § 2 plus haut). Vos créneaux sont vos plages d'accueil : le décompte se lit sans conversion ni arrondi, et un enfant arrivé en retard ne fait pas baisser le chiffre à tort. Ce que vous obtenez, ce sont des présences datées, rattachées à un créneau et à sa durée, signées et exportablesen PDF ou en Excel — la matière première d'un registre de présence, et la trace qu'un contrôle demandera. Le pointage fonctionne aussi hors connexion. Une même structure peut gérer plusieurs écoles ou sites à partir de la formule Pro ; les formules Essentiel et Starter couvrent un site unique.

Il faut être clair sur la frontière, parce qu'elle décide de ce qui reste à votre charge. Presencia n'enregistre ni heure d'arrivée ni heure de départ : le décompte repose sur le créneau et sa durée. Presencia ne déclare rien à la CAF à votre place, ne connaît pas l'option de facturation inscrite dans votre convention, ne convertit pas vos présences en heures facturées par tarif et ne produit pas de facturation automatique. Le paramétrage de vos créneaux, le choix du compteur à déclarer et la déclaration elle-même restent votre travail — et, comme la convention le dit, votre responsabilité : c'est vous qui êtes garant de la qualité et de la sincérité des pièces produites.

Questions fréquentes

Sources

Toutes les citations de cette page proviennent des documents suivants, publiés sur caf.fr. Les modalités précises varient d'une Caf à l'autre : en cas de doute sur votre situation, la référence reste votre convention d'objectifs et de financement et votre conseiller Caf.

1. Prestation de service accueil de loisirs sans hébergement — référentiel de la prestation de service ALSH (PDF).
2. Guide ALSH, février 2024 — Caf du Bas-Rhin (PDF).
3. Définir les actes ouvrant droit en ALSH, 2024 — Caf de la Haute-Loire (PDF).
4. Convention d'objectifs et de financement — PS ALSH extrascolaire (document type, avril 2020).
5. Contrôle des partenaires — Caf des Pyrénées-Orientales.

Cette page résume des documents publics à titre d'information ; elle ne se substitue ni à votre convention ni à l'analyse de votre Caf.