Changer de logiciel de présence ne veut pas dire tout recommencer. Vous importez vos enfants, vos écoles et vos utilisateurs depuis un fichier Excel ou CSV, vous faites tourner une école pilote pendant une semaine, puis vous déployez le reste. Le support remet vos fichiers en forme gratuitement.
Un éditeur qui promet de tout reprendre est un éditeur que vous prendrez en défaut au premier import. Voici le partage honnête — c'est aussi ce qui rend la date de bascule prévisible.
Importé en quelques clics
Vos enfants
Nom, date de naissance, école, classe ou groupe, contacts des parents — par Excel ou CSV.
Vos écoles et vos sites
Une ligne par site, avec ses horaires et ses créneaux propres.
Votre équipe
Les utilisateurs, leur rôle et les écoles auxquelles ils ont accès.
Vos familles
Tuteurs, numéros de téléphone et adresses e-mail utilisés pour les notifications.
À archiver depuis votre ancien outil
L'historique des pointages passés
Exportez-le en PDF ou Excel depuis votre outil actuel et archivez-le. Presencia repart proprement à la date de bascule.
Les signatures déjà recueillies
Elles restent attachées à l'outil qui les a capturées. Conservez l'export PDF : c'est lui qui fait preuve.
Une connexion automatique à un logiciel tiers
Nous produisons les formats d'export attendus — nous ne nous branchons pas directement sur la base d'un autre éditeur.
Si votre logiciel actuel fait l'une des quatre choses ci-dessous, Presencia ne le remplacera pas — et il vaut mille fois mieux le lire maintenant que de le découvrir en octobre, à mi-parcours d'un déploiement.
Un portail familles
Il n'existe pas de compte parent : les familles ne peuvent ni inscrire, ni désinscrire, ni consulter les présences en ligne. Un parent rencontre Presencia au moment où il signe sur votre écran.
Le quotient familial
Aucune grille tarifaire, aucun calcul de tarif. Presencia compte les heures réellement effectuées ; le tarif reste dans votre logiciel de facturation ou votre régie.
La réservation de repas
La pause méridienne se pointe comme les autres créneaux, vous savez donc combien de repas ont été servis — mais les familles ne réservent pas, et il n'y a pas de facturation au repas.
L'encaissement en ligne
Le module de paiement tient l'échéancier, enregistre ce qui est arrivé et relance les retards. Aucun argent ne transite par Presencia : nous suivons et nous relançons, nous n'encaissons pas.
Ce que Presencia fait à la place, et fait à fond : le pointage par créneau, la signature du parent et ce qu'elle prouve, les heures prêtes à exporter, et le suivi des règlements avec relances automatiques. Voir les fonctionnalités en détail.
Trois semaines, ce n'est pas une contrainte technique — la configuration, elle, prend quelques minutes. C'est le temps qu'il faut à une équipe pour changer une habitude quotidienne sans perdre un pointage en route.
Exportez votre liste d'enfants depuis votre outil actuel, en Excel ou en CSV. Ajoutez vos écoles, définissez les créneaux que vous utilisez réellement (matin, pause méridienne, goûter, soir, mercredi) et importez le fichier. Il n'y a rien à installer : Presencia fonctionne dans le navigateur, donc pas de ticket informatique, pas de déploiement sur les postes, pas de serveur à provisionner.
Un seul site, en conditions réelles. L'équipe pointe, les parents signent sur l'écran, tout est horodaté. C'est la semaine qui répond à la seule question qui compte : est-ce que l'équipe l'adopte sans formation ? Si un créneau ou un groupe est mal paramétré, vous le corrigez sur un site au lieu de vingt.
Vous importez les sites restants avec le format de fichier validé en semaine 1, puis vous générez votre premier rapport mensuel en PDF ou en Excel. Ce rapport, c'est la vraie fin de la migration : dès qu'il sort juste, l'ancien outil n'est plus qu'une archive.
Une commune qui bascule douze sites le même lundi prend douze fois le risque sans le moindre bénéfice supplémentaire. Un site pilote, choisi pour son équipe plutôt que pour sa taille, fait remonter toutes les erreurs de paramétrage à l'échelle où les corriger ne coûte rien.
Choisissez le site où quelqu'un dira à voix haute qu'un bouton est mal placé. Un pilote silencieux ne vous apprend rien. Et prenez une semaine ordinaire complète — pas une semaine de vacances, pas la première semaine de septembre : il faut que l'outil soit éprouvé sur une journée normale, avec ses retards, ses signatures oubliées et ses changements de dernière minute.
Pendant cette semaine, gardez votre ancien outil actif. Deux registres en parallèle pendant cinq jours coûtent un peu de double saisie et retirent la seule vraie peur : découvrir au troisième jour qu'il manque quelque chose, sans marche arrière possible.
C'est le blocage le plus fréquent, et rarement celui qu'on croit. Être sous contrat ne vous empêche pas de préparer : un essai gratuit de 14 jours, sans carte bancaire, suffit à importer une école pilote et à voir si l'outil tient sur vos vraies journées.
De notre côté, il n'y a rien à défaire : Presencia est sans engagement, vous résiliez en un clic depuis votre espace, et vos données restent disponibles 90 jours après la demande de résiliation pour vous laisser le temps de les exporter.
Du côté de votre éditeur actuel, nous ne donnons aucun conseil juridique : votre préavis, votre date de reconduction et, pour une collectivité, la voie d'achat relèvent de votre service juridique ou de votre secrétariat général. Ce que nous savons faire, c'est caler la bascule sur votre calendrier — une année scolaire, une période, ou la date à laquelle votre contrat s'arrête réellement.
Oui. Presencia importe vos enfants, vos écoles et vos utilisateurs depuis un fichier Excel ou CSV. Le format attendu est simple : une ligne par enfant, des colonnes nom, prénom, date de naissance, école et contacts. Si votre export actuel n'a pas cette forme, envoyez-le au support : nous le remettons en forme gratuitement.
Pour une structure d'une école, l'import prend quelques minutes une fois le fichier prêt. Pour une commune multi-sites, comptez plutôt une demi-journée : l'essentiel du temps passe à vérifier les listes école par école, pas à charger les données.
Ils restent la propriété de votre structure et doivent être archivés depuis votre outil actuel, sous forme d'export PDF ou Excel, avant de le quitter. Presencia repart d'une base propre à la date de bascule : c'est plus sûr qu'une reprise partielle dont personne ne pourrait garantir l'intégrité en cas de contrôle.
Rien ne vous oblige à attendre la fin du contrat pour préparer la bascule. Vous pouvez ouvrir un essai gratuit de 14 jours, importer une école pilote et faire tourner les deux outils en parallèle sur une période courte. Nous ne donnons pas de conseil juridique sur votre contrat en cours : c'est à votre service juridique ou à votre secrétariat général de vérifier le préavis.
Tableau de bord consolidé, états de fréquentation et contrat adapté aux marchés publics.
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Tarifs, RGPD, délai de mise en place, tablettes, hors-ligne et support.
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