Logiciel de gestion périscolaire : matin, pause méridienne, goûter, soir

Un logiciel de gestion périscolaire est une solution numérique qui permet aux ALSH, garderies, accueils périscolaires, mairies et associations de gérer les présences des enfants en remplaçant les feuilles papier et les fichiers Excel. Presencia prend en charge le pointage par créneau, la signature des parents sur écran, et la production des états mensuels de fréquentation que vous reprenez pour votre déclaration d'activité, un contrôle ou un conseil municipal.

Presencia s'adresse aux structures périscolaires de toutes tailles : ALSH municipaux ou associatifs, garderies privées, écoles maternelles et primaires, mairies gérant les affaires scolaires et centres de loisirs. Les formules publiées vont d'une école à cinq écoles ; au-delà, le nombre d'établissements et d'enfants est fixé au contrat, dans la formule Entreprise.

Les tarifs Presencia commencent à 59 €/mois HT (plan Essentiel) pour les petites structures et vont jusqu'à 249 €/mois HT (plan Pro) pour les multi-sites ; les communes et grands réseaux passent par un plan Entreprise sur devis. Pour situer le gain de temps, une estimation sobre : la gestion papier d'un accueil coûte de l'ordre de 2 h par jour entre l'appel, la recopie et les récapitulatifs, soit environ 40 h par mois et près de 440 h sur une année scolaire de onze mois. C'est un ordre de grandeur à confronter à votre organisation, pas une promesse.

Presencia est conçu pour un traitement de données de mineurs : hébergement dans l'Union européenne, chiffrement des échanges (HTTPS/TLS), journal d'audit des accès, export de vos données en CSV, Excel et PDF à tout moment, suppression sur demande. Dans ce traitement, votre collectivité est responsable de traitement et Presencia intervient comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD ; la conformité d'ensemble reste appréciée par votre DPO, à qui nous fournissons les pièces nécessaires.

La mise en route tient en trois gestes : import de la liste des enfants depuis un fichier Excel ou CSV, paramétrage des créneaux (matin / midi / après-midi / soir), invitation de l'équipe. Il n'y a rien à installer et aucune formation préalable n'est nécessaire pour pointer. Sur un réseau multi-sites, chaque école se configure séparément depuis le même compte, avec ses horaires et ses créneaux propres.

Presencia comptabilise les heures, il ne remplit aucun formulaire. Chaque pointage par créneau est compté en heures de présence réelle, et vous exportez sur la période de votre choix l'état de fréquentation par site et par enfant, en Excel, CSV ou PDF. Ce sont les chiffres que vous reprenez dans votre déclaration d'activité — il n'existe pas d'export au format attendu par la CAF, ni de transmission automatique à un organisme.

Presencia produit la matière de la facture, pas la facture réglementaire. Concrètement : chaque créneau pointé est comptabilisé en heures réelles par enfant, et vous exportez l'état par famille et par période en Excel ou en PDF pour votre logiciel de facturation ou votre régie. Ensuite, un module de suivi des paiements permet de tenir un échéancier par famille, d'enregistrer les encaissements (virement, chèque, espèces) et de relancer automatiquement les retards. Ce que Presencia ne fait pas, et il vaut mieux le savoir avant de signer : il ne calcule pas de tarif au quotient familial, il n'encaisse pas en ligne et il ne remplace pas votre régie.

Oui. Au-delà de l'accueil périscolaire du matin, du midi et du soir, vous créez des créneaux « mercredi éducatif » et des journées ou demi-journées d'accueil de loisirs pendant les vacances. Le pointage, les signatures et le comptage des heures suivent les mêmes règles, sur les mêmes fiches enfants — Presencia ne gère en revanche ni la réservation des repas ni la facturation elle-même.

Oui. Une mairie ou une communauté de communes gère l'ensemble de ses accueils périscolaires et de loisirs depuis un compte unique : un tableau de bord consolidé pour la direction enfance, et des accès restreints par site pour chaque animateur ou responsable. Idéal pour harmoniser les pratiques sur tout un territoire.

Oui, et c'est un point de vigilance que nous prenons au sérieux. Les données des enfants (identité, contacts, PAI, allergies) sont hébergées en Union Européenne, chiffrées en transit (HTTPS/TLS), avec un journal d'audit des accès. Vous maîtrisez les durées de conservation et exercez les droits des familles (accès, rectification, portabilité via exports CSV/PDF) exigés par le RGPD pour le traitement de données de mineurs.