03SOLUTION · ECOLES PRIVEES

Presencia pour les écoles privées et alternatives

Une solution complète de gestion de présence pour écoles privées sous contrat, écoles hors-contrat, écoles Montessori, Steiner et pédagogies alternatives. Suivi précis de l'assiduité, rapports aux familles, conformité RGPD.

Essai gratuit 14 jours Réserver une démo

Pour qui: Écoles privées
Mode d'achat: En autonomie, par carte ou sur facture
Essai: 14 jours, sans carte bancaire
Installation: Aucune — dans le navigateur
Hébergement: Union européenne, HTTPS/TLS

Ce qui coince quand l'école facture directement les familles

01Suivi d'assiduité manuel chronophage pour les enseignants
02Difficulté à générer les rapports pour les familles
03Justificatifs d'absence perdus ou mal classés
04Communication tardive aux parents en cas d'absence
05Préparation lourde des rapports d'inspection académique

Ce que Presencia fait pour une école privée, hors-contrat ou alternative

Pointage par classe

Chaque enseignant pointe sa classe en quelques secondes depuis son ordinateur ou sa tablette.

Gestion des justificatifs

Enregistrez les motifs d'absence, joignez des documents, suivez les retards et sorties anticipées.

Récapitulatif de présence par famille

Éditez en un clic le relevé des présences d'un enfant sur la période de votre choix, en PDF ou en Excel, pour le joindre à une facture ou répondre à une famille qui conteste une journée.

Registre exportable pour un contrôle

Générez en un clic le registre d'appel d'une période : date, créneau, classe, auteur du pointage et heure serveur, en PDF pour l'archivage ou en Excel pour l'analyse.

Multi-établissements

Parfait pour les groupes scolaires gérant plusieurs écoles primaires, collèges ou lycées privés.

Rôles différenciés

Enseignants, direction, administration, chacun voit uniquement ce qui le concerne.

Comment justifier aux familles les heures réellement facturées ?

En remontant à la journée, à l'écran, devant la personne qui conteste. Chaque créneau pointé est enregistré avec sa date, son heure serveur et le compte de l'adulte qui l'a saisi ; si le parent a signé à la récupération, son nom et sa signature sont attachés au même enregistrement. Une contestation se règle donc en ouvrant l'enfant, puis le jour — pas en ressortant un classeur.

Pour la facture elle-même, vous éditez le relevé de présence d'un enfant sur la période de votre choix, en PDF pour l'envoyer à la famille ou en Excel pour le reprendre dans votre comptabilité. C'est le document qui transforme une discussion en constat.

Une précision utile avant d'aller plus loin : Presencia fiabilise ce qui est facturé, il ne facture pas à votre place. Il ne calcule pas de tarif au quotient familial et n'encaisse pas en ligne.

Historique par enfant et par créneau

Consultable à tout moment, y compris sur les mois passés, sans avoir à ressortir un registre.

Signature de la famille horodatée

Le nom du signataire et l'heure enregistrée par le serveur sont conservés avec le pointage.

Relevé exportable

PDF pour la famille, Excel pour la comptabilité, sur la période que vous choisissez.

Suivi des règlements

Un module optionnel tient l'échéancier par famille, enregistre les règlements reçus et relance les retards — la relance s'arrête d'elle-même dès que la famille répond.

Peut-on gérer plusieurs sites et plusieurs niveaux depuis un seul compte ?

Oui, et c'est le cas d'usage des groupes scolaires : un compte, plusieurs établissements, chacun avec ses horaires, ses créneaux et son équipe. La direction générale voit les chiffres consolidés ; chaque site ne voit que le sien.

Le découpage par niveau se fait de la même manière : maternelle, élémentaire, collège, lycée cohabitent dans le même compte, avec un enseignant rattaché à ses classes et un secrétariat rattaché à son établissement. Les droits se donnent par capacité et par école, ce qui évite l'écueil habituel — un compte administrateur unique que tout le monde finit par se partager.

Horaires indépendants par site

Chaque établissement définit ses propres créneaux : les rythmes d'une maternelle ne sont pas ceux d'un lycée.

Statistiques consolidées

Taux de présence et heures par site et par période, pour un conseil d'administration ou un bilan de fin d'année.

Rôles différenciés

Enseignant, secrétariat, direction d'établissement, direction générale : chacun voit ce que son poste exige, et rien de plus.

Ouverture progressive

Vous démarrez sur un établissement pilote, puis ouvrez les autres sans reprendre la configuration à zéro.

Ce que Presencia ne fait pas

Pour les écoles privées et hors-contrat : suivi précis de l'assiduité, rapports aux familles et conformité RGPD, sur un seul tableau de bord.

Questions fréquentes — écoles privées, hors-contrat et pédagogies alternatives

Presencia remplace-t-il le registre d'appel papier ?

Oui. L'export PDF reprend la date, le créneau, la classe, l'auteur du pointage, l'heure enregistrée par le serveur et, le cas échéant, la signature recueillie. Ce qui fait sa force de preuve, c'est cet ensemble — pas le fichier lui-même. Nous ne préjugeons pas de ce qu'exigera votre inspection : nous fournissons un registre daté, attribué et exportable à tout moment.

Peut-on gérer plusieurs classes dans un même établissement ?

Oui. Vous pouvez créer autant de classes que nécessaire et assigner chaque enseignant à ses classes.

Les parents reçoivent-ils quelque chose automatiquement ?

Une seule chose, et seulement si vous l'activez : l'e-mail d'arrivée. Quand l'enfant est pointé présent, ses responsables légaux reçoivent un message « votre enfant est bien arrivé » avec l'heure ; chaque tuteur peut s'en désinscrire. Il n'existe pas d'alerte d'absence automatique ni d'envoi de SMS — ce qui s’exporte, ce sont les PRÉSENCES — l’absence s’en déduit, la démarche vers la famille reste la vôtre.

Compatible avec les écoles hors-contrat ?

Oui. Presencia convient aux écoles hors-contrat et aux pédagogies alternatives (Montessori, Steiner, démocratiques) : créneaux et suivi entièrement paramétrables.