Logiciel pour accueil de loisirs (ALSH) : mercredis, vacances et journées complètes

Parce qu'il n'y a plus d'école pour la découper. Un mercredi ou un jour de vacances, l'enfant arrive à l'ouverture et repart à la fermeture : le découper en « matin », « midi » et « soir » oblige l'animateur à pointer trois fois le même enfant pour la même journée, et fabrique des écarts d'heures que personne ne sait justifier trois semaines plus tard.

Dans Presencia, chaque site déclare les jours de la semaine qui se pointent en journée complète — le mercredi par défaut, l'ensemble des jours ouvrés pendant une période de vacances si c'est votre organisation. Ces jours-là, le pointage porte sur l'amplitude d'ouverture du site, et la durée en découle automatiquement. Les autres jours, le même site revient aux créneaux. C'est le même réglage, site par site : un accueil qui fonctionne au créneau le lundi et à la journée le mercredi n'a pas besoin de deux logiciels.

Un détail qui évite une erreur de comptage : les accueils rattachés — garderie du matin, garderie du soir — ne sont proposés, un jour de journée complète, que s'ils tombent en dehors de l'amplitude d'ouverture. Une heure déjà comprise dans la journée ne peut donc pas être comptée une seconde fois. Compter par plage plutôt qu'à la minute n'est d'ailleurs pas un raccourci : pour la prestation de service ALSH, la CAF retient elle-même l'amplitude de la plage d'accueil, quel que soit le temps de présence réel de l'enfant sur cette plage. Le découpage fin de la journée d'école, lui, est traité sur la page du logiciel de gestion périscolaire.

C'est la question propre à l'extrascolaire, et elle ne se pose pas dans les mêmes termes qu'en périscolaire : dès que l'accueil dépasse 5 heures consécutives, les taux se resserrent. En accueil de loisirs, l'article R227-16 du code de l'action sociale et des familles retient 1 animateur pour 8 enfants de moins de 6 ans et 1 animateur pour 12 enfants de 6 ans et plus. Les règles complètes, les qualifications et un calculateur sont dans le guide du taux d'encadrement en ALSH et périscolaire, qui cite ses sources.

Le taux se calcule sur les enfants réellement présents, pas sur les inscrits — et c'est précisément ce qu'un logiciel de pointage sait, alors qu'un tableur d'inscriptions ne le sait pas. Un bandeau sur l'écran de pointage compte les enfants pointés aujourd'hui sur ce site, les ventile par tranche d'âge à partir de leur date de naissance, et les compare au nombre d'animateurs présents que l'équipe a saisi. Il dit en une ligne si vous êtes couvert, ou combien de personnes il manque. L'effectif d'animateurs est partagé entre les tablettes d'un même site, pour que deux personnes ne le saisissent pas deux fois.

Trois limites, écrites une fois pour toutes. Les seuils se règlent site par site : c'est vous qui les fixez, parce qu'ils dépendent de la durée réelle de votre accueil et de votre projet — nous ne les décidons pas à votre place. Le nombre d'animateurs présents est saisi à la main : Presencia pointe les enfants, pas les adultes. Et le bandeau n'empêche jamais un pointage : il alerte, il ne s'interpose pas entre un animateur et un enfant qui attend.

C'est la difficulté que le périscolaire ne connaît pas : d'une période à l'autre, l'effectif change de taille et de composition. Trente enfants le mercredi, quatre-vingts la première semaine d'août, une poignée entre Noël et le Jour de l'an. La liste des inscrits ne dit rien de cela ; seule la présence réelle, jour par jour, le dit.

Presencia raisonne donc sur la journée pointée, jamais sur l'inscription. L'état « Régularité — jours de présence par enfant » montre qui vient réellement et à quelle fréquence — il fait partie des analyses avancées, incluses à partir du plan Pro et ouvertes pendant les 14 jours d'essai ; les heures et les journées sont comptées par enfant, par site et par période ; et l'on peut pointer une autre date que le jour même, pour rattraper une journée saisie en retard comme pour préparer une sortie. Les pointages enregistrés pour un jour à venir sont exclus des heures des rapports, qui ne portent que sur des heures réellement pointées.

Un même enfant peut par ailleurs être rattaché à un site par défaut et fréquenter un autre site un jour donné de la semaine : c'est le cas courant d'un accueil de loisirs intercommunal qui ne se tient pas là où l'enfant est scolarisé — la gestion de plusieurs sites depuis un même compte demande le plan Pro. Sa fiche reste unique — une seule fiche, un seul historique, quel que soit le site où il a été pointé.

Sur l'appareil que l'équipe emporte. La liste des enfants du site est disponible, la présence se pointe sur place — sur le créneau ou sur la journée complète, selon le jour — et le parent signe la remise de l'enfant sur l'écran : le nom du signataire, l'heure de cette signature enregistrée par le serveur et le compte de l'animateur présent sont conservés ensemble. C'est ce trio qui permet de répondre, plus tard, à la question de savoir qui est venu chercher l'enfant à la base de loisirs, et à quelle heure.

Si le réseau ne passe pas — car, gymnase mutualisé, salle municipale, plein air — le pointage continue : les saisies sont conservées sur l'appareil et repartent seules au retour de la connexion, sans créer de doublon si la tablette s'est reconnectée deux fois. Le mécanisme est détaillé sur la page périscolaire et accueil de loisirs ; nous ne le réécrivons pas ici.

Des documents datés, attribués et exportables — et rien de plus, parce que c'est la seule chose qu'un éditeur peut honnêtement garantir. Chaque pointage est enregistré avec la date, le site, le créneau ou la journée, l'auteur de la saisie et une heure donnée par le serveur, jamais tapée à la main. Vous exportez, sur la période de votre choix, le registre journalier ainsi que les heures et les journées par enfant et par site : ces rapports et leurs exports sont inclus à partir du plan Starter. L'état de conformité, qui indique la part des pointages effectivement signés, appartient aux analyses avancées : il est inclus à partir du plan Pro. Les 14 jours d'essai ouvrent les deux.

Ce sont les chiffres que vous reprenez dans votre déclaration d'activité, dans un bilan de fin de période ou devant un financeur. Nous ne pouvons évidemment pas préjuger de ce qu'exigera votre SDJES ni de la forme attendue par votre CAF : Presencia ne remplit aucun formulaire et ne transmet rien à aucun organisme. Vérifiez auprès de votre CAF et de votre SDJES les pièces qu'elles réclament ; ce que nous garantissons, c'est un registre daté, attribué et exportable en PDF, en Excel ou en CSV.