Quatre choses portent tout le produit : pointer un enfant sans ralentir la file devant la porte, obtenir une signature de parent qui tient, sortir un rapport que personne n'a eu à compiler, et ne jamais s'arrêter quand le réseau s'arrête. Tout le reste est là pour servir ces quatre-là.
Vous choisissez le créneau, vous touchez les enfants présents. C'est tout le geste : environ trois secondes par enfant, et l'heure est enregistrée avec la personne qui l'a enregistrée.
Ce qui compte, c'est la file. Un pointage du matin se fait avec un parent qui attend, un manteau à moitié enlevé et un deuxième enfant qui tire sur une manche. Tout ce qui réclame un champ de recherche, un défilement ou une boîte de confirmation finit par être sauté — et un pointage sauté, c'est une erreur de facturation trois semaines plus tard.
Un cas concret : un accueil où un enfant vient le matin, mange à la cantine trois jours sur cinq et fréquente le mercredi. Chaque créneau se pointe séparément, donc l'enfant n'est jamais facturé sur le mauvais — et une correction faite à 17 h retombe quand même sur le bon jour.
Le parent signe au doigt, directement sur la tablette ou sur l'écran du bureau. La signature est capturée sous forme de tracé, horodatée, rattachée à cet enfant sur ce créneau, et conservée sur nos serveurs, dans l'Union européenne, les échanges étant chiffrés en transit (HTTPS/TLS).
Ce qui lui donne du poids, ce n'est pas le tracé — un gribouillis sur une feuille volante est un tracé aussi. Ce sont les trois choses qui l'accompagnent : un horodatage que personne n'a saisi à la main, l'identité du compte ouvert au moment de la capture, et un journal d'audit qui enregistre chaque consultation ultérieure de cet enregistrement. C'est là toute la différence entre une signature et une preuve.
Un cas concret : une famille conteste un créneau du soir facturé en mars. Vous ouvrez l'enfant, vous ouvrez la journée, et la signature apparaît avec son heure. La conversation dure une minute au lieu de quinze jours d'e-mails et d'une fouille dans un classeur.
Pour aller plus loin sur la valeur légale du registre numérique : le guide du registre d'appel numérique.
Les rapports ne se compilent pas — ils existent déjà. Chaque pointage les alimente au moment où il est enregistré, si bien qu'un rapport mensuel est un téléchargement, pas un après-midi à recopier des chiffres d'un tableur à l'autre.
Le tableau de bord fait la partie quotidienne : présences, heures et signatures en un coup d'œil, par école et par créneau, exportables en un clic. Le PDF, c'est le format qu'on archive et qu'on envoie à l'inspection ; l'Excel, c'est celui qu'on ouvre quand quelqu'un pose une question que le rapport n'avait pas prévue.
Un cas concret : une commune doit justifier ses heures-enfants par site sur l'année. Les chiffres ont été comptabilisés en continu, créneau par créneau, donc l'export se génère sur la période choisie au lieu d'être reconstitué à partir de douze registres papier mensuels.
Quand la connexion tombe, le pointage continue. Chaque saisie est écrite sur la tablette elle-même, un bandeau indique à l'équipe dans quel état elle se trouve, et tout se synchronise tout seul dès que le réseau revient.
Ce n'est pas un détail de confort. L'endroit où l'on pointe un enfant — une cour, un portail, un couloir de cantine, un préfabriqué au fond du site — est presque toujours le point le moins bien couvert du bâtiment. Un outil qui exige le réseau précisément là est un outil qu'on finit par utiliser depuis une feuille papier, puis à ressaisir le soir.
Le point technique qui compte : la synchronisation est idempotente. Chaque saisie en attente porte son propre identifiant, si bien qu'une tablette qui se reconnecte deux fois, ou une page rechargée en pleine synchro, ne crée pas de doublon. La raison d'y insister est simple — un pointage en double, c'est une facture qu'une famille contestera, et il se repère bien moins facilement qu'un pointage manquant.
Presencia s'installe sur l'écran d'accueil d'une tablette comme une application. Une fois installé, il s'ouvre et laisse l'équipe pointer même si le site n'a aucune connexion ce matin-là.
Chaque famille a son échéancier : ce qui est dû, à quelle date, ce qui a été reçu et ce qui reste. Vous enregistrez les règlements au fil de l'eau — virement, chèque, espèces — et le reste à percevoir se met à jour tout seul. Pas de tableur, et pas de deuxième version de la vérité.
La partie qui fait vraiment gagner du temps, c'est le relevé bancaire. Vous déposez l'export de votre banque et Presencia propose un rapprochement entre chaque ligne et une famille, à partir du nom du payeur dans le libellé. Vous validez, vous corrigez ce qu'il a mal deviné, et un après-midi de pointage au crayon devient un quart d'heure.
Les relances partent ensuite toutes seules, à la cadence que vous fixez, et — c'est le détail qui compte — la séquence se met en pause d'elle-même dès que la famille répond. Personne n'a envie d'envoyer une troisième relance à quelqu'un qui a écrit mardi dernier pour expliquer.
Pour être clair sur la limite : nous suivons et nous relançons, nous n'encaissons pas. Aucune famille ne paie dans Presencia, il n'y a pas de page de paiement en ligne et cela ne remplace pas une régie. Le module est inclus pendant l'essai gratuit ainsi que dans les plans Pro et Entreprise ; sur les autres plans, c'est une option payante que vous activez et désactivez vous-même.
Un bandeau sur l'écran de pointage y répond. Presencia compte les enfants réellement pointés aujourd'hui sur ce site, les ventile par tranche d'âge, compare avec le nombre d'animateurs présents saisi par l'équipe, et dit en une ligne si vous êtes couvert — ou combien de personnes il vous manque.
L'intérêt tient au moment où on l'apprend. Un taux vérifié en fin de mois vous dit ce que vous auriez dû faire ; un taux affiché pendant que les enfants sont là vous laisse appeler quelqu'un. Le comptage se met à jour au fil des pointages, et le nombre d'animateurs présents est partagé entre les tablettes d'un même site, pour que deux personnes ne le saisissent pas deux fois.
Deux partis pris. Les seuils sont les vôtres : vous les réglez école par école, parce qu'ils dépendent de votre type d'accueil et de votre organisation — nous ne les décidons pas à votre place. Et le bandeau ne bloque jamais rien : il alerte, il ne s'interpose pas entre un animateur et un enfant qui attend d'être pointé.
Les règles applicables, les qualifications et un calculateur sont détaillés dans le guide du taux d'encadrement ALSH et périscolaire.
Dès que la présence est fiable, tout ce qui en découle le devient aussi — à commencer par ce que chaque famille doit.
Le fonctionnement complet — rapprochement du relevé bancaire, relances graduées, rapports — est détaillé sur la page suivre les paiements des familles et relancer les impayés.
Gérez 1 à 100 sites depuis un seul compte. Chaque école garde ses horaires, ses créneaux et son équipe, pendant que la direction conserve une vue consolidée sur tout le territoire.
Chaque utilisateur n'accède qu'à ce que son poste exige : directeurs, employés, surveillants, remplaçants. Les droits se donnent par capacité et par école, pas par intitulé de fonction.
Suivez ce que chaque famille doit et a réglé. Échéanciers par famille, encaissements (virement, chèque, espèces) et reste à percevoir en un coup d'œil, sans le moindre tableur.
Les impayés déclenchent les relances tout seuls, selon la cadence que vous définissez. Récupérez les sommes dues sans jamais courir après les familles — et la séquence se met en pause d'elle-même dès qu'une famille répond.
Gardez toute l'équipe alignée sans quitter l'app : canal général, groupes de travail et messages privés, avec règles de publication définies par le directeur.
Pensé pour les vrais établissements, avec les petites choses qui décident si un outil survit à sa deuxième semaine.
Un enfant attendu aujourd'hui et pas encore pointé, un taux d'encadrement passé sous le seuil, une signature qui manque : l'écran de pointage (son filtre « à pointer » et son panneau d'encadrement) et le tableau de bord les montrent le jour même, pas en fin de mois quand le rapport sort. Presencia ne vous les envoie pas par e-mail ni par notification — le seul message automatique qui part vers l'extérieur est l'e-mail d'arrivée aux responsables légaux, si vous l'activez.
Matin, pause méridienne, goûter, soir, demi-journées, mercredi, vacances : vous configurez les créneaux que votre structure fait réellement tourner, école par école, et les heures se comptent créneau par créneau — c'est la matière de votre facturation, que Presencia n'établit pas à votre place.
Chaque action est tracée : qui, quoi, quand, depuis quelle adresse IP. C'est ce qui transforme un pointage en preuve le jour où une famille conteste une facture ou qu'un contrôle le demande.
Données chiffrées en transit (HTTPS/TLS), hébergées dans l'Union européenne, journal des accès, droit d'accès et portabilité. Les enfants sont des mineurs : leurs données sont traitées en conséquence.
Importez vos enfants, vos écoles et vos équipes depuis les fichiers que vous avez déjà. Si votre export ne colle pas au format attendu, le support le remet en forme pour vous, gratuitement.
L'interface est pensée pour une tablette tenue à une main devant la porte, pas pour un bureau. Elle fonctionne sur iPad, Android et Surface, et s'installe sur l'écran d'accueil comme une application.
Mairie, association, école privée, maternelle : ce qui change de l'une à l'autre.
Changer de logiciel : reprise de vos donnéesImport Excel ou CSV, école pilote et calendrier de bascule.
Voir les tarifs du logiciel périscolaireQuatre plans, prix publiés, essai gratuit 14 jours sans carte bancaire.
Les questions fréquentes sur PresenciaTarifs, RGPD, délai de mise en place, tablettes, hors-ligne et support.
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