Ce que Presencia fait, et ce qu'il ne fait pas

Ce que Presencia fait

• Pointer les présences — arrivées, départs et créneaux (matin, pause méridienne, soir, mercredi, vacances), sur téléphone, tablette ou ordinateur, sans installation.
• Faire signer le parent — signature manuscrite recueillie sur l'appareil de la structure et attachée au pointage : c'est la preuve que l'enfant a été remis.
• Fonctionner sans réseau — les pointages faits hors connexion sont conservés sur l'appareil et resynchronisés seuls, sans doublon.
• Suivre l'effectif réellement présent — et donc le rapport entre enfants présents et animateurs présents, à l'instant T plutôt que d'après les inscrits.
• Tenir les dossiers des enfants — fiche, responsables légaux, documents et photos, avec un droit distinct pour les données sensibles.
• Gérer plusieurs écoles ou sites depuis un même compte, avec leurs créneaux et leurs horaires propres.
• Régler les accès de l'équipe — vingt-sept droits attribuables membre par membre, vérifiés à l'affichage et au niveau de l'API, avec des libellés de rôle personnalisables.
• Suivre les sommes dues par les familles — échéancier par foyer, règlements en virement, chèque ou espèces, rapprochement du relevé bancaire, relances graduées. Voir la page suivre les paiements des familles.
• Sortir des états — statistiques de présence, exports PDF et tableur, journal des règlements, export complet des données de la structure.
• Prévenir les parents à l'arrivée — envoi d'un e-mail à l'arrivée de l'enfant, si la structure l'active ; le responsable peut s'en désinscrire.
• Échanger en interne — un espace de discussion réservé à l'équipe, séparé de tout ce qui concerne les familles.
• Respecter le RGPD dans les faits — export et suppression des données sur demande, journal d'audit, authentification à deux facteurs disponible. Voir le guide RGPD à l'école.

Presencia gère-t-il la cantine et la réservation des repas ?

Non. Il n'y a ni réservation de repas, ni gestion de menus, ni facturation au repas, ni commande auprès d'un prestataire. C'est la fonction la plus demandée du secteur et c'est aussi celle que nous n'avons pas : si la restauration scolaire est votre besoin principal, un logiciel spécialisé vous servira mieux. À ne pas confondre avec la fiche de l'enfant, qui porte bien, elle, ses allergies, ses notes médicales, son régime alimentaire et l'existence d'un PAI : ces informations sont saisies et consultables par l'équipe, mais elles ne pilotent aucune commande de repas.

Ce que vous pouvez faire, en revanche : déclarer la pause méridienne comme un créneau et pointer les enfants qui y sont, ce qui vous donne un effectif daté, exportable et opposable. Beaucoup de structures s'en servent pour transmettre un nombre de couverts. Ce n'est pas la même chose qu'un module de restauration, et nous ne le vendons pas comme tel.

Les parents ont-ils un accès à Presencia ?

Non. Il n'existe aucun compte parent : pas de portail famille, pas d'inscription ou de désinscription en ligne aux créneaux, pas de consultation des présences par la famille. Le parent apparaît à deux endroits seulement : comme responsable légal dans la fiche de l'enfant, et comme signataire à la sortie, sur l'appareil de la structure.

Une exception, à l'initiative de la structure : l'e-mail d'arrivée. Si vous activez cette option, le responsable reçoit un message quand son enfant est pointé à l'arrivée — et il peut s'en désinscrire depuis sa fiche. C'est un envoi, pas un accès.

Presencia calcule-t-il le quotient familial ?

Non. Ni quotient familial, ni tarification modulée par tranche de ressources, ni raccordement à un service tiers permettant de récupérer ces informations. Les montants suivis dans l'échéancier sont ceux que vous saisissez ou que vous importez depuis votre propre fichier. Pour une commune dont la grille tarifaire est modulée, c'est un point à trancher avant tout le reste.

Presencia encaisse-t-il l'argent des familles ?

Non. Presencia suit et relance ; il n'encaisse pas. Il n'y a pas de paiement en ligne, pas de carte bancaire, pas de prélèvement SEPA, pas de régie : l'argent continue d'arriver sur votre compte comme aujourd'hui, et l'e-mail de relance ne contient d'ailleurs aucun lien de paiement. Ce que le module fait exactement est détaillé sur la page suivre les paiements des familles et relancer les impayés.

Presencia se connecte-t-il automatiquement à notre logiciel métier ?

Non, et c'est une formulation que nous tenons à garder exacte. Presencia produit les formats d'export attendus et absorbe vos imports en Excel et en CSV : c'est de la compatibilité par fichier, ce qui suffit à la très grande majorité des allers-retours réels. Mais il ne se branche pas tout seul sur la base d'un autre éditeur, et nous ne parlons donc pas d'« intégration ». La reprise de données lors d'un changement d'outil est décrite sur la page changer de logiciel périscolaire.

Presencia produit-il les déclarations à l'administration ?

Non. Presencia ne génère aucune déclaration administrative — la déclaration en ligne d'un accueil collectif de mineurs comprise — et ne se substitue à aucune téléprocédure. Ce qu'il apporte le jour où l'on vous demande des comptes est d'un autre ordre : un registre des présences horodaté et signé, l'effectif réellement présent plutôt qu'un effectif théorique, un journal d'audit, et des exports datés. Les taux applicables et leur calcul sont dans le guide du taux d'encadrement en ALSH et périscolaire ; la valeur du registre numérique est traitée dans le guide du registre d'appel numérique.

À qui Presencia convient — et à qui il ne convient pas

Si vous êtes dans la colonne de droite sur un seul point, parlons-en quand même : certaines structures utilisent Presencia pour la présence et gardent leur outil existant pour la restauration. Si vous y êtes sur trois points, nous vous ferons perdre du temps, et nous vous le dirons.

Questions fréquentes sur le périmètre de Presencia