Suivre les paiements des familles et relancer les impayés

À qui s'adresse le suivi des paiements des familles ?

À la personne qui, aujourd'hui, tient un tableur : le trésorier d'une association gestionnaire d'ALSH, le régisseur ou l'agent comptable d'un service enfance, le secrétariat d'une école privée, la direction d'un accueil de loisirs. Le point commun n'est pas la taille de la structure, c'est le tableur qui vit à côté du logiciel de présence et qu'il faut rapprocher à la main du relevé bancaire, une fois par mois, en fin de journée.

Le module travaille par foyer, pas par enfant : une famille regroupe ses enfants et son ou ses payeurs, porte un échéancier, et son reste à payer se recalcule à chaque écriture. C'est l'unité de celui qui relance — ce qui évite d'appeler deux fois le même foyer pour deux enfants.

Comment reprendre son fichier de familles sans tout ressaisir ?

Par un assistant d'import. Vous déposez votre fichier Excel ou CSV, vous indiquez quelle colonne correspond à quoi (nom du foyer, code école, enfants, payeur et son adresse e-mail, montant dû, montant déjà reçu), puis vous corrigez ce qui doit l'être dans un aperçu modifiable ligne à ligne avant de valider. Les noms d'enfants séparés par une virgule, une esperluette ou « et » sont reconnus comme plusieurs enfants d'un même foyer.

Un point qui compte pour un délégué à la protection des données : le fichier est lu dans votre navigateur. Il n'est ni téléversé, ni conservé sur nos serveurs. Ne partent que les familles que vous avez validées à l'écran. Si vous quittez un autre outil, la reprise complète de vos données est décrite sur la page changer de logiciel périscolaire et reprendre ses données.

Comment savoir qui a payé, quand l'argent arrive par virement ?

C'est le travail le plus ingrat de la trésorerie : un relevé de banque d'un côté, une liste de familles de l'autre, et des libellés qui ne portent presque jamais le nom de l'enfant. Presencia fait le rapprochement à partir du fichier CSV que votre banque vous laisse télécharger. Chaque ligne de crédit ressort dans l'un de trois états :

• Rapprochée automatiquement — le libellé et le montant désignent une famille sans ambiguïté.
• Ambiguë — plusieurs familles sont plausibles (homonymes, nom du payeur différent de celui de l'enfant, virement groupé). Les candidats vous sont présentés, vous tranchez.
• Inconnue — aucune correspondance. La ligne reste en attente plutôt que d'être attribuée au hasard.

Chaque arbitrage que vous rendez est mémorisé : le libellé appris rattache directement le virement du mois suivant. Le relevé, lui aussi, est analysé dans le navigateur ; seuls les paiements que vous confirmez sont enregistrés.

À côté du virement, un règlement s'enregistre en chèque ou en espèces. Le reste à payer n'est jamais stocké : il est recalculé à la lecture à partir des écritures, ce qui évite deux totaux qui divergent. Un trop-perçu peut être reporté sur l'échéance suivante plutôt que remboursé.

Comment relancer un impayé sans harceler les familles ?

En choisissant le degré d'automatisme que vous assumez. Trois modes existent, et c'est vous qui réglez lequel s'applique :

• Manuel — vous relancez par téléphone, en main propre ou par courrier, puis vous cochez « relancé ». Le système n'envoie aucun e-mail. C'est le réglage par défaut.
• Semi-automatique — le système prépare la liste des familles éligibles et le message, vous validez, l'e-mail part. Le contrôle humain reste à chaque envoi.
• Automatique — une tâche planifiée quotidienne envoie les relances en suivant votre cadence : une seule par famille et par passage, jamais avant que le palier suivant soit atteint, et plus aucune une fois le dernier palier franchi. Une famille qui répond met sa propre séquence en pause.

La cadence se règle en jours après l'échéance (par exemple J+0, J+1, J+3 puis J+7), l'objet et le corps du message se personnalisent, et un montant plancher évite de relancer pour quelques centimes. Le montant relancé est toujours le reste réel, tous modes de règlement confondus : si la famille devait 300 € et en a réglé 275, la relance porte sur 25 €. Une famille dont le suivi est mis en pause — accord amiable, situation sociale, litige — est exclue des relances tant que vous ne la réactivez pas.

Et parce que Presencia n'encaisse pas : l'e-mail de relance ne contient aucun lien de paiement. Il rappelle le montant restant et vos coordonnées de règlement, rien de plus.

Que se passe-t-il quand une famille répond à une relance ?

La réponse ne se perd pas dans une boîte partagée. Le module dispose d'une entrée de courrier entrant qui rattache le message à la famille — par l'adresse du payeur, à défaut par le nom — et l'affiche dans une conversation dédiée, avec un compteur de messages non lus. Vous répondez depuis Presencia, et l'échange reste attaché au dossier du foyer : utile le jour où il faut retrouver qui avait promis quoi, et quand.

Qui, dans l'équipe, peut voir les montants dus ?

Uniquement les personnes à qui vous l'accordez. Le suivi des paiements est découpé en huit droits distincts, attribuables membre par membre :

• consulter l'échéancier ;
• gérer les familles et leurs échéanciers ;
• enregistrer des paiements ;
• faire le rapprochement bancaire ;
• envoyer les relances ;
• sortir les rapports financiers ;
• modifier les réglages du module ;
• clôturer l'exercice — droit sensible, réservé à la direction.

Concrètement : un animateur qui pointe n'a besoin d'aucun de ces droits et ne voit donc jamais un montant ; un trésorier bénévole peut enregistrer les paiements et faire le rapprochement sans pouvoir toucher aux réglages ni purger un exercice. Chaque droit est vérifié deux fois, à l'affichage et au niveau de l'API : un écran masqué ne suffit pas à contourner la règle.

Quels documents peut-on sortir en fin d'exercice ?

Un état des familles avec le dû, le reçu, le reste et le statut (payé, partiel, en retard, trop-perçu, à venir), et un journal des règlements ventilé par mode — virement, chèque, espèces — sur la période de votre choix. Ces chiffres sont calculés côté serveur avec exactement la même logique que l'écran : l'export et l'affichage ne peuvent pas diverger. Les tableaux se téléchargent au format CSV lisible par Excel en français.

Une clôture annuelle permet d'archiver un exercice puis de programmer la purge des données transactionnelles anciennes, avec un plancher serveur infranchissable de dix-huit mois et un aperçu de ce qui serait supprimé avant toute exécution. Enfin, la direction peut à tout moment exporter l'intégralité des données financières de la structure — y compris après avoir désactivé l'option, parce que ce sont vos données.

Ce que le suivi des paiements ne fait pas

Autant le dire avant la démonstration : c'est ce qui vous fera gagner le plus de temps sur cette page.

Si l'encaissement en ligne ou le quotient familial sont des critères éliminatoires chez vous, dites-le dès le premier échange : nous préférons vous le dire tout de suite plutôt qu'après trois réunions. Le périmètre complet est détaillé sur la page ce que Presencia fait et ce qu'il ne fait pas.

Combien coûte le suivi des paiements ?

Le module est inclus dans les formules Pro et Entreprise, et accessible pendant la période d'essai quelle que soit la formule choisie : vous pouvez donc l'essayer avant de décider. Sur les autres formules, c'est une option qui s'ajoute à l'abonnement en cours, au tarif affiché de 39 € par mois (374 € par an), activable et désactivable depuis votre espace. Les prix à jour et les limites de chaque formule sont sur la page tarifs du logiciel de gestion périscolaire.

Questions fréquentes sur le suivi des paiements