Logiciel périscolaire pour association et ALSH associatif

Comment gérer une équipe de bénévoles qui change tout le temps ?

C'est le problème propre au monde associatif : la personne qui pointe le mercredi n'est pas celle qui pointera en août, et aucune des deux ne doit voir la même chose. Presencia n'a donc pas « un accès administrateur et un accès simple », mais vingt-sept droits regroupés par domaine : écoles, enfants (dont une distinction entre la fiche courante et les données sensibles telles que les responsables et les restrictions), pointage, statistiques et exports, équipe, suivi des paiements, réglages de la structure.

Vous invitez un membre par son adresse e-mail, vous partez d'un rôle — dont vous pouvez d'ailleurs renommer le libellé pour toute votre structure, « Animateur », « Référent », « Bénévole » — puis vous ajoutez ou retirez des droits un par un pour cette personne. Renommer un rôle ne change rien aux droits : c'est un libellé d'affichage, pas une porte.

Une limite à connaître : il n'existe pas d'accès à durée limitée qui s'éteindrait tout seul à la fin d'un séjour. Le retrait d'un accès est un geste manuel. À inscrire dans la liste de fin de saison, à côté de la restitution des clés.

Qui pointe, et avec quel matériel, quand personne n'est administratif ?

L'animateur présent, sur l'appareil qu'il a déjà. Presencia s'utilise dans un navigateur : téléphone, tablette ou ordinateur, sans installation ni mise à jour à gérer, et sans serveur à héberger. Concrètement, l'arrivée et le départ de chaque enfant sont horodatés, et le parent signe la sortie sur l'appareil de la structure — la signature reste attachée au pointage, c'est la preuve que l'enfant a bien été remis.

Deux conséquences utiles au quotidien : l'effectif présent est connu à l'instant T (et non d'après les inscrits), ce qui permet de suivre en direct le rapport entre enfants présents et animateurs présents ; et vous disposez d'un historique daté plutôt que d'une pile de feuilles. Le détail du calcul et les taux applicables sont dans le guide du taux d'encadrement en ALSH et périscolaire.

Et si le gymnase ou la salle des fêtes n'a pas de réseau ?

Le pointage continue. Les enregistrements faits hors connexion sont conservés sur l'appareil, puis renvoyés automatiquement dès le retour du réseau, sans créer de doublon si l'appareil a été relancé entre-temps. C'est une différence concrète avec un outil entièrement dépendant du réseau, et c'est exactement la situation d'un accueil de loisirs : sortie, gymnase, salle municipale mal couverte, sortie de fin de journée dans la cour.

Comment le trésorier suit-il les règlements des familles ?

Avec le module de suivi des paiements, qui remplace le tableur qui vit habituellement à côté du logiciel de présence : un échéancier par foyer, l'enregistrement des règlements en virement, chèque ou espèces, le rapprochement du relevé bancaire par libellé — avec les lignes ambiguës soumises à votre arbitrage plutôt qu'attribuées au hasard — et des relances que vous gardez en manuel, en semi-automatique ou en automatique, comme vous préférez.

Le point à retenir avant d'aller plus loin : Presencia suit et relance, mais n'encaisse pas. Pas de paiement en ligne, pas de régie, pas de prélèvement ; l'argent arrive sur votre compte comme aujourd'hui. Le fonctionnement complet est décrit sur la page suivre les paiements des familles et relancer les impayés.

Et parce qu'un trésorier bénévole n'a pas à voir les fiches sensibles des enfants pour faire son travail, ses droits se limitent à ce qui le concerne : les paiements et le rapprochement, sans les réglages ni la clôture d'exercice.

Comment justifier une subvention ou préparer une assemblée générale ?

En sortant des états datés plutôt qu'en recomptant des feuilles. Vous exportez les présences sur la période de votre choix — journée, mois, année scolaire — en PDF ou en tableur, et le module de suivi des paiements produit de son côté un état des familles (dû, reçu, reste, statut) et un journal des règlements ventilé par mode.

Une précision honnête : Presencia ne connaît pas les pièces exactes que réclame votre financeur et ne prétend pas remplir un formulaire à votre place. Il vous donne des chiffres datés, cohérents entre l'écran et l'export, et exportables — le reste appartient à votre dossier.

Association ou commune : qu'est-ce qui change dans l'achat ?

Beaucoup, et c'est la raison d'être de cette page : la même solution ne s'achète pas de la même façon selon qui signe.

Association : souscription en ligne, essai gratuit sans carte bancaire, décision prise en bureau, mise en service le jour même. Vous n'avez besoin de personne pour démarrer.
Commune ou intercommunalité : le parcours passe le plus souvent par un devis et un mandat administratif, avec des interlocuteurs supplémentaires — direction enfance, service financier, délégué à la protection des données. C'est décrit sur la page logiciel périscolaire pour les mairies et collectivités.

Cas fréquent : une association qui gère l'accueil pour le compte d'une commune. Les deux pages se lisent alors ensemble — l'association décide de l'outil, la commune veut savoir où sont les données et ce qu'elle pourra récupérer.

Essayez avec votre propre équipe, pas avec une démonstration

Créez votre structure, invitez deux bénévoles avec des droits différents, et pointez un vrai après-midi. L'essai est gratuit et ne demande pas de carte bancaire.

Essayer gratuitement Demander une démonstration

Ce que Presencia ne fait pas pour une association

Ce que vous pouvez faire

Pointer les arrivées et les départs, avec signature du parent sur votre appareil
Régler les accès de chaque bénévole droit par droit, et renommer les rôles à votre vocabulaire
Continuer à pointer sans réseau, et laisser la synchronisation se faire seule
Suivre les sommes dues par les familles et relancer les impayés
Exporter les présences et les états financiers, en PDF et en tableur
Gérer plusieurs sites d'accueil depuis un même compte

Ce qu'il faudra faire ailleurs

Tenir un fichier d'adhérents et appeler des cotisations
Faire votre comptabilité générale ou votre bilan associatif
Gérer la cantine : ni réservation de repas, ni menus, ni facturation au repas
Ouvrir un compte aux parents : il n'existe aucun portail famille
Calculer un quotient familial ou une tarification modulée
Encaisser les règlements à votre place

Questions fréquentes des associations

Peut-on donner un accès à un bénévole sans lui ouvrir tout le logiciel ?

Oui. Les accès se règlent en vingt-sept droits regroupés par domaine (écoles, enfants, pointage, statistiques, équipe, suivi des paiements, structure). Un bénévole qui vient pointer le mercredi peut n'avoir que le droit de pointer et de voir la liste des enfants, sans accès aux données sensibles, aux statistiques ni aux montants. Chaque droit est vérifié à l'affichage et au niveau de l'API.

Que se passe-t-il quand un bénévole s'en va ?

Vous retirez son accès depuis l'écran d'équipe, et sa session est révoquée. Soyons précis sur une limite : Presencia ne propose pas d'accès à durée limitée qui expirerait tout seul à une date donnée. La révocation est un geste manuel, à inscrire dans vos habitudes de fin de saison au même titre que la restitution des clés.

Faut-il installer un logiciel sur les tablettes de l'association ?

Non. Presencia s'utilise dans un navigateur, sur le téléphone, la tablette ou l'ordinateur que vous avez déjà. Il n'y a rien à installer, rien à mettre à jour, et aucun serveur à héberger — ce qui compte quand personne, dans l'association, n'a le temps d'être l'informaticien de service.

Est-ce que le pointage fonctionne sans connexion internet ?

Oui. Les pointages effectués hors connexion sont conservés sur l'appareil et repartent tout seuls dès que le réseau revient, sans doublon. C'est ce qui permet de pointer dans un gymnase, une salle des fêtes ou en sortie, là où le réseau n'est pas garanti.

Le trésorier peut-il suivre les règlements des familles ?

Oui, avec le module de suivi des paiements : échéancier par foyer, enregistrement des virements, chèques et espèces, rapprochement du relevé bancaire par libellé et relances graduées. Presencia suit et relance, mais n'encaisse pas : il n'y a ni paiement en ligne, ni régie.

Peut-on sortir des chiffres pour une subvention ou une assemblée générale ?

Vous pouvez exporter les présences sur la période de votre choix, ainsi que les états financiers du module de suivi des paiements, en PDF et en tableur. Presencia ne connaît évidemment pas les pièces exactes que réclame votre financeur : il produit des états datés, chiffrés et exportables, que vous joignez à votre dossier.

Une association achète-t-elle comme une commune ?

Pas tout à fait, et c'est pour cela que cette page existe. Une association souscrit en ligne comme n'importe quel abonnement, avec un essai gratuit sans carte bancaire, et la décision se prend souvent en bureau en une réunion. Une collectivité passe plus généralement par un devis et un mandat administratif : ce parcours-là est décrit sur la page dédiée aux mairies.

Presencia gère-t-il les adhésions et les cotisations des adhérents ?

Non. Presencia gère la présence des enfants accueillis et le suivi des sommes dues par les familles au titre de l'accueil. Il ne tient ni fichier d'adhérents, ni appel de cotisations, ni comptabilité générale : ces outils-là restent les vôtres.

Le logiciel de gestion périscolaire d'une association gestionnaire d'ALSH